¿Cómo puedo mejorar el impacto de mis aportes para generar mayor valor en una reunión de trabajo? Al iniciar en una carrera profesional esta pregunta puede ser frecuente en tu día a día, ya que tu experiencia puede ser limitada debido al tiempo que llevas en la misma. Todos nos hemos encontrado en la situación, de terminar una reunión y preguntarnos si hemos contribuido de manera valiosa, pero sin importar el tiempo que lleves laborando o tu experiencia en dicha carrera, siempre puedes encontrar la manera de participar acertadamente.
Además, es importante mencionar que existen diversas maneras de contribuir de forma exitosa en una reunión o conversación sin tener que ser el que más habla.
A continuación, te explicaré algunas de estas maneras en las que puedes participar de forma exitosa en una reunión, propuestas por Tan (2022) en su artículo “No tiene que «alzar la voz» para contribuir en las reuniones” para la Harvard Business Review
4 maneras de impactar en una reunión de trabajo
- Redefine el “valor”: Comúnmente en una reunión se establecen 4 roles principales. Se encuentra el líder, aquel que convoca a la reunión y la dirige hacia los temas a tocar. El cronometrado, quien asigna un tiempo a cada tema y encamina la reunión a los mismos. También, el facilitador, aquel que alienta a los asistentes a contribuir y es responsable de hacer que se tomen las decisiones respectivas. Por último, la grabadora (escriba) toma nota de los puntos discutidos y soluciones, que serán distribuidas al finalizar la reunión. Familiarízate con las funciones que requieran más habilidades operativas, como coordinación y organización, si tu fuerte no son los conocimientos o experiencia.
- Asume el papel de grabadora: Como ya mencioné anteriormente, esta función consiste en tomar apuntes sobre los temas relevantes de la reunión, así como de las decisiones y soluciones tomadas, para ello no es necesario contar con experiencia o amplios conocimientos, además asumir esta responsabilidad te dará la oportunidad de demostrar que eres un oyente competente y atento que sabe cómo conectar los puntos entre las ideas que se discuten. Puedes participar haciendo preguntas relevantes para brindar más claridad al tema y profundizar en la conversación, de esta manera tu participación será valorada y aprenderás mucho más. Por último, después de la reunión, debes interpretar y procesar la información, escoger qué es lo más importante para comunicar y qué no es necesario, tarea que una grabadora de audio no podrá realizar.
- Sé dueño de los seguimientos: Este rol será importante, si tomaste notas durante la reunión, ya que serás el punto de contacto o intermedio entre los demás colaboradores y las ideas que necesitarán seguimiento, en este punto te convertirás en el administrador del seguimiento y responsable de que las ideas sigan siendo impulsadas. Debes asegurarte de cubrir ciertos puntos:
- Escribe un resumen sucinto
- Lleva un registro de decisiones clave
- Registre los elementos de acción y los pasos siguientes
- Expón lo obvio: A menudo, descartamos ideas porque parecen “obvias”, es decir, que alguien más ya lo sabe o está sobrentendido en la conversación, pero luego alguien más lo menciona y es bien recibido, por lo cual, no tomes tus aportes o ideas como obvias, recuerda que cada miembro del equipo tiene diferentes ideas, perspectivas y funciones. Tu idea o punto “obvio” puede ser realmente útil.
Para concluir, te recomiendo valorar tus aportes, aunque hayan sido de forma organizativa o preguntas que abren conversaciones, cada función es importante, además, participar en reuniones puede ser un reto desafiante, pero con el tiempo y la práctica adquirirás experiencia y seguridad.