Encontrarse sobrecargado de tareas y pendientes por realizar es algo común y muchas veces, inevitable. Estar en esta posición, sin saber cómo manejar adecuadamente la situación, puede desencadenar muchas consecuencias, además del generar estrés o llegar al punto de sufrir síndrome de burnout, puedes olvidar tareas importantes, disminuir tu calidad de trabajo, alejarte de tus metas y objetivos y perder el equilibrio entre tu vida personal y profesional. A continuación, te brindaré una estrategia que te ayudará a gestionar tus prioridades, la matriz de Eisenhower.
¿Qué es la matriz de Eisenhower?
Es un cuadro de trabajo que te permite organizar tareas de acuerdo a su prioridad e importancia. En sencillo, fácil de aplicar y te evitará disminuir tu productividad y atender todos tus pendientes con eficacia.
Esta técnica proviene de Dwight D. Eisenhower, un general del ejército y el presidente número 34 de los Estados Unidos, quien fue conocido por sus increíbles niveles de productividad, ya que manejó las tensiones durante la Guerra Fría, creó el Sistema Interestatal de Autopistas, entre muchos otros logros. Por ello, ha sido objeto de estudio, por su manera de priorizar tareas y establecer objetivos.
¿Cómo realizar la matriz de Eisenhower?
Para crear y completar tu matriz, debes realizar cuatro divisiones o cuadrantes, de la siguiente manera:
- Primer cuadrante: En el primer cuadrante coloca los urgentes e importantes. Estas son las tareas que se deben realizar primero o abordarse con mayor prioridad. Algunos ejemplos, son tareas que deben terminarse el mismo día, solicitudes urgentes de último minuto o emergencias imprevistas.
- Segundo cuadrante: Hace referencia a los importantes, pero no urgentes. Son las tareas importantes, pero con plazo indefinido o que constan de más tiempo para llevarlas a cabo.
- Tercer cuadrante: En este cuadrante se colocan los urgentes, pero no importantes (tareas para delegar a otra persona). Son tareas que se requieren urgentemente o con un plazo corto y determinado, pero que no requieren necesariamente tu atención, es decir, que puedes delegar a otra persona, como miembros de tu equipo.
- Cuarto cuadrante: Por último, coloca las tareas que no son ni urgentes ni importantes (tareas para eliminar); estas pueden ser distracciones que parecen tareas, pero se convierten en un obstáculo en tu productividad, algunos ejemplos son exceso de tiempo en redes, tiempos muertos u otros.
¿Cómo distingo las tareas importantes y urgentes?
No existe la fórmula única o generalizada, ya que esto puede variar, según tu trabajo o carrera profesional, sin embargo, puede ayudarte analizar todas tus actividades, tus objetivos laborales y personales, así como la realización de la matriz. Ya que, en el proceso, te obligarás a analizar tus pendientes.
¿Cuáles son las ventajas de crear la matriz de Eisenhower
Con esta estrategia podrás mejor tu productividad, así como la calidad de tu trabajo, lograrás acercarte a tus objetivos laborales, mejorarás tu gestión del tiempo y te brindará claridad sobre tus prioridades. Además, puedes usar la matriz en diversas situaciones, como tareas diarias, proyectos específicos o metas personales. Es muy fácil de hacer y no necesitas softwares especializados para iniciar. Puedes hacerlo con lápiz y papel, Excel, Google Sheets, Dropbox o Trello, para incluir a miembros de tu equipo si es necesario. ¡Comienza ahora!